Οι επισκέπτες των σύγχρονων ξενοδοχείων περιμένουν ότι το ξενοδοχείο στο οποίο θα μείνουν θα παρέχει απλές αλλά και αποτελεσματικές υπηρεσίες επικοινωνίας, τόσο τηλεφωνικής, όσο και σύνδεσης στο internet. Οι επισκέπτες των ξενοδοχείων, αν έχουν την επιλογή, διαλέγουν ξενοδοχεία τα οποία παρέχουν αυτές τις ανέσεις. Πολλά ξενοδοχεία βρίσκονται σήμερα στο σημείο όπου χρειάζονται μια αναβάθμιση στην τεχνολογία που χρησιμοποιούν. Τα ξενοδοχεία βασίζονται σε ένα πλήθος εφαρμογών και συστημάτων για να παρέχουν αυτές τις υπηρεσίες και με τα σωστά εργαλεία και τον σωστό εξοπλισμό μπορούν να εκμεταλλευτούν τα οφέλη της τηλεφωνίας IP (VoIP), αποφεύγοντας ρίσκα και προβλήματα. Η νέα τεχνολογία μπορεί να κάνει ένα ξενοδοχείο πιο ελκυστικό για τους επισκέπτες του, αλλά και να αυξήσει την κερδοφορία και την αποτελεσματικότητα στη διαχείριση για τους ιδιοκτήτες του.
Οι σημαντικότερες αναβαθμίσεις στις οποίες προχωρούν τα περισσότερα ξενοδοχεία είναι δύο και συγκεκριμένα η αναβάθμιση του τηλεφωνικού συστήματος και η προμήθεια νέου συστήματος (λογισμικού) διαχείρισης του ξενοδοχείου (Property Management System – PMS). Και για τα δύο αυτά συστήματα υπάρχει μια τάση εκμοντερνισμού, με σκοπό να περιέχουν και να παρέχουν δυνατότητες πολύ πέρα από τις παραδοσιακές βασικές ανάγκες των ξενοδοχείων. Σήμερα, το τηλεφωνικό κέντρο που προτιμούν τα περισσότερα ξενοδοχεία που εκσυγχρονίζονται είναι αυτό που χρησιμοποιεί το δίκτυο και υποστηρίζει συνδέσεις VoIP. Ενώ οι πωλήσεις παραδοσιακών (αναλογικών) κέντρων πέφτουν σταθερα για χρόνια, οι πωλήσεις των ψηφιακών τηλεφωνικών κέντρων και κυρίως αυτών με υποστήριξη VoIP παρουσιάζουν απότομη αύξηση στην αγορά φιλοξενίας. Τα συστήματα διαχείρισης των ξενοδοχείων (PMS) αλλάζουν επίσης και όλο και περισσότερα εγκαταλείπουν τις παραδοσιακές αναλογικές συνδέσεις και αρχίζουν να υποστηρίζουν διασυνδέσεις με άλλα συστήματα που χρησιμοποιούν το δίκτυο.
Όλα τα ξενοδοχεία έχουν κάποιο τηλεφωνικό κέντρο (PBX – private branch exchange), το οποίο δέχεται, επεξεργάζεται και δρομολογεί κλήσεις μέσω του δημόσιου τηλεφωνικού δικτύου, το οποίο επίσης παρέχει και ευκολίες όπως voice mail, προώθηση κλήσεων και ενδοεπικοινωνία. Στα ξενοδοχεία, τα τηλεφωνικά κέντρα διαχειρίζοται εκατοντάδες ή και χιλιάδες κλήσεις καθημερινά και συνήθως είναι συνδεδεμένα με άλλα συστήματα του ξενοδοχείου, όπως το λογισμικό διαχείρισης του ξενοδοχείου (PMS) και το λογισμικό διαχείρισης πελατών (CRM). Αν και αυτές οι διασυνδέσεις και δραστηριότητες είναι αόρατες στους επισκέπτες του ξενοδοχείου, το τηλεφωνικό κέντρο είναι ουσιώδους σημασίας στην καθημερινή λειτουργία του.
Μέχρι πρόσφατα, η τηλεφωνία στα ξενοδοχεία ήταν μια σχετικά απλή τεχνολογία, με έναν παραδοσιακό πάροχο τηλεφωνίας, ένα τηλεφωνικό κέντρο που δρομολογούσε κλήσεις, ένα σύστημα χρεώσεων, τηλεφωνικές συσκευές σε κάθε δωμάτιο και σύνδεση στο PMS. Η νέα γενιά τηλεφωνικών κέντρων παρέχει συστήματα διαχείρισης πελατών (CRM), σύνδεση με υπολογιστές (computer telephony integration – CTI), δυνατότητες κλήσεων με βίντεο, και βέβαια μετόδοση φωνής μέσω δικτύου (VoIP). Η αλλαγή του τρόπου διαχείρισης τηλεφωνίας στην αγορά φιλοξενίας επικεντρώνεται στη λέξη σύγκλιση. Η έννοια επικοινωνία πλέον περιλαμβάνει φωνή, fax, δεδομένα, βίντεο και email. Η σύγκλιση αυτή γίνεται πάνω στο υπάρχον δίκτυο του ξενοδοχείου, το οποίο σχεδόν σε όλες τις περιπτώσεις μένει ανεκμετάλλευτο και μπορεί έτσι να χρησιμοποιηθεί και για τη μετάδοση φωνής.
Σήμερα που η τεχνολογία έχει εισχωρήσει σε κάθε πτυχή της ζωής μας, όλοι μας περιμένουμε να έχουμε τις ίδιες ευκολίες και υπηρεσίες που απολαμβάνουμε στην καθημερινότητά μας και όταν ταξιδεύουμε. Αυτές οι ανάγκες επικοινωνίας είναι βασικές για την πλειονότητα των επισκεπτών των ξενοδοχείων. Είναι λοιπόν πολύ σημαντικό για ένα εξελιγμένο σύστημα επικοινωνίας κάθε ξενοδοχείου να μπορεί να διαχειρίζεται τα κόστη κλήσεων των επισκεπτών, τη χρήση internet, αλλά και να παρέχει δυνατότητες fax, κλήσεων βίντεο και emails και όλα αυτά σε πραγματικό χρόνο.
Τα τηλεφωνικά κέντρα VoIP παρέχουν μια πλειάδα δυνατοτήτων και ιδιοτήτων, οι οποίες φαίνονται πιο κάτω. Ειδικά αυτά που βασίζονται σε λογισμικό ανοικτού κώδικα, όπως το Asterisk®, παρέχουν αυτές τις δυνατότητες και ιδιότητες χωρίς πρόσθετο κόστος και περιλαμβάνονται στο αρχικό κόστος προμήθειας του εξοπλισμού.
- Βασίζονται σε μία και μόνη εγκατάσταση καλωδίωσης, μειώνοντας το κόστος συντήρησης, αναβάθμισης και επέκτασης
- Υποστηρίζουν ένα ευρύ φάσμα συμβατών τηλεφωνικών συσκευών, οι οποίες μπορούν να προέρχονται από διαφορετικού κατασκευαστές από αυτόν του τηλεφωνικού κέντρου
- Συνδέονται άμεσα με το σύστημα διαχείρισης του ξενοδοχείου (PMS)
- Συνδέονται τόσο με παραδοσιακούς όσο και με εναλλακτικούς (μέσω internet) παρόχους τηλεφωνίας, μειώνοντας δραματικά το κόστος επικοινωνίας, αφού δίνουν τη δυνατότητα στο ξενοδοχείου να επιλέγει αυτόματα τον φθηνότερο πάροχο για κάθε εξερχόμενη κλήση
- Δίνουν τη δυνατότητα εγκατάστασης φωνητικών οδηγιών τα οποία είναι προσαρμοσμένα στο ξενοδοχείο
- Παρέχουν προχωρημένες λειτουργίες τηλεφωνικού κέντρου, όπως αλλαγή γλώσσας μηνυμάτων ανάλογα με τον επισκέπτη και conferences
- Παρέχουν ευκολίες για την καθημερινή λειτουργία του ξενοδοχείου, όπως
- Check In
- Check Out
- Ενεργοποίηση τηλεφώνου κατά το check in
- Απενεργοποίηση τηλεφώνου κατά το check out
- Ενεργοποίηση voice mail κατά το check in
- Απενεργοποίηση και διαγραφή voice mail κατά το check out
- Κωδικοί προσωπικού για καθαρισμό δωματίου, αναπλήρωση mini bar, κλπ
Πλεονεκτήματα των τηλεφωνικών κέντρων VoIP στα ξενοδοχεία
ΕΞΟΙΚΟΝΟΜΗΣΗ ΚΟΣΤΟΥΣ: Για τους περισσότερους, ο λόγος για τη μετάβαση σε ένα σύστημα VoIP είναι η μείωση του κόστους. Όπως είναι φανερό στους χρήστες του internet, το VoIP προσφέρει δωρεάν ή έστω πολύ φθηνή τηλεφωνία. Οι κλήσεις δρομολογούνται μέσω internet με κόστος υποπολλαπλάσιο αυτού της παραδοσιακής τηλεφωνίας.
ΠΟΛΛΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ, ΜΙΑ ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗ: Ένα άλλο πολύ σημαντικό πλεονέκτημα ενός τηλεφωνικού κέντρου VoIP είναι η συγκέντρωση πολλών υπηρεσιών σε μια κοινή αρχιτεκτονική. Ανεξάρτητα από το πλήθος των εγκαταστάσεων που έχει μια επιχείρηση ανά τον κόσμο, χρειάζεται να επενδύσει σε ένα μόνο τηλεφωνικό κέντρο για να διαχειριστεί απομακρυσμένη πρόσβαση, δρομολόγηση δεδομένων και ενοποιημένη επικοινωνία. Η μία και μόνη αρχιτεκτονική σημαίνει λιγότερο εξοπλισμό, μικρότερη ανάγκη για εκπαίδευση και μεγαλύτερη ευκολία διαχείρησης. Η επικοινωνία μεταξύ γραφείων της επιχείρησης και των ξενοδοχείων της μπορεί πλέον να γίνεται με την κλήση ενός εσωτερικού αριθμού.
Η εγκατάσταση ενός νέου, σύγχρονου τηλεφωνικού κέντρου VoIP δεν σημαίνει απαραίτητα την αλλαγή όλης της υποδομής και της καλωδίωσης του ξενοδοχείου. Τα σύγχρονα τηλεφωνικά κέντρα VoIP εξακολουθούν να υποστηρίζουν την παραδοσιακή (αναλογική) τηλεφωνία, και έτσι μπορούν να χρησιμοποιηθούν οι υπάρχουσες καλωδιώσεις και τηλεφωνικές συσκευές που υπάρχουν στα δωμάτια των ξενοδοχείων. Το αν θα αντικατασταθούν οι τηλεφωνικές συσκευές με συσκευές VoIP είναι κυρίως θέμα κόστους. Τόσο οι υπάρχουσες αναλογικές συσκευές, όσο και οι συκευές VoIP υποστηρίζουν όλες τις λειτουργίες του τηλεφωνικού κέντρου.
Είναι φανερό ότι η μετάβαση σε ένα τηλεφωνικό κέντρο VoIP υπόσχεται πολλά για τα ξενοδοχεία. Τα συστήματα VoIP παρέχουν ενοποιημένες επικοινωνίες, αυξάνουν την ικανοποίηση των επισκεπτών, μειώνουν τα κόστη επικοινωνίας και διαχείρισης και βελτιστοποιούν την λειτουργία του ξενοδοχείου. Η απόφαση για την αντικατάσταση του παραδοσιακού κέντρου με ένα τηλεφωνικό κέντρο VoIP πρέπει να συνυπολογίσει όλα τα οφέλη και τα κόστη, όπως αυτό της αρχικής επένδυσης, αλλά και την εξοικονόμιση κόστους κατά την καθημερινή λειτουργία του συστήματος.
Για να δείτε μια σειρά λύσεων προσαρμοσμένων στο ξενοδοχείο σας, δείτε τα προϊόντα που προσφέρει το allVoIP στην κατηγορία Λύσεις για Ξενοδοχεία.
Πίνγκμπακ: Tweets that mention allVoIP blog | Τηλεφωνικά κέντρα για ξενοδοχεία: Ο δρόμος προς το VoIP -- Topsy.com