Μια από τις δυνατότητες που υπάρχουν στα σύγχρονα τηλεφωνικά κέντρα είναι αυτή του μηνύματος προαπάντησης ή αλλιώς IVR.
Μέσω του συγκεκριμένου μηνύματος μπορείτε να ενημερώσετε τον καλούντα για το πού έχει καλέσει, αν μπορεί να πληκτρολογήσει κάποιο εσωτερικό ώστε να μιλήσει με κάποιον συγκεκριμένο άνθρωπο ή απλά να μοιράσετε τις κλήσεις στα ανάλογα τμήματα για να αποφορτιστεί η γραμματεία από μεγάλο όγκο κλήσεων.
Παρακάτω ακολουθούν τα βήματα της ενεργοποίησης της συγκεκριμένης λειτουργίας στο τηλεφωνικό κέντρο iCallDroid.
Βασική προϋπόθεση είναι ότι στο ηχογραφημένο μήνυμα θα πρέπει να έχετε όλο το λεκτικό που θέλετε να ακούγεται όταν σας καλεί κάποιος. Το παρακάτω παράδειγμα είναι η πιο απλή μορφή που μπορεί να έχει ένα IVR.
Από το menu στα αριστερά πηγαίνουμε στο Voice Menu Prompts. Απλά πατάμε το κουμπί Record a new voice menu prompt, στο παράθυρο που εμφανίζεται στο πεδίο File Name δίνουμε το όνομα που θέλουμε να έχει το αρχείο, το Format το αφήνουμε όπως είναι στο GSM και στη τρίτη επιλογή διαλέγουμε το εσωτερικό από όπου θέλουμε να κάνουμε την ηχογράφηση του μηνύματος. Αφού πατήσουμε το κουμπί Record θα χτυπήσει το εσωτερικό που ορίσαμε νωρίτερα και μετά τον χαρακτηριστικό τόνο λέμε το μήνυμα και πατάμε την δίεση.
Αφού κάνουμε την ηχογράφηση, πατάμε στο Voice Menus και στη συνέχεια το κουμπί Create New Voice Menu. Στο παράθυρο που μας εμφανίζεται στο πεδίο Name δίνουμε ένα όνομα, ενώ το πεδίο extension το αφήνουμε ως έχει.
Ακολουθεί το πεδίο Actions που στην ουσία είναι όλη η λογική του menu μας. Από την επιλογή Add New Step επιλέγουμε Answer και πατάμε το κουμπί που εμφανίζετε στα δεξιά για να το εισάγουμε στο πεδίο Action. Στη συνέχεια πατάμε πάλι Add New Step και επιλέγουμε Background, στο πεδίο που εμφανίζεται στα δεξιά ξεκινάμε και γράφουμε τη λέξη record και θα μας εμφανίσει σαν προτεινόμενο το αρχείο που ηχογραφήσαμε νωρίτερα, το επιλέγουμε και πατάμε το κουμπί στα δεξιά για να εισάγουμε το συγκεκριμένο βήμα. Τελειώνοντας κάνουμε πάλι Add New Step, αυτή τη φορά διαλέγουμε WaitExten και στο πεδίο συμπληρώνουμε τον αριθμό 3, εισάγουμε το συγκεκριμένο βήμα στο πεδίο Action με την ίδια διαδικασία.
Αφού έχουμε εισάγει τη «λογική» του ηχητικού μας menu, επιλέγουμε το κουτάκι Allow Keypress Events. Από εδώ μας ενδιαφέρουν μόνο οι δύο τελευταίες γραμμές που έχουν τα γράμματα t και i. Πατάμε δεξιά του t (μετά το θαυμαστικό) και εμφανίζεται ένα πεδίο, δίνουμε το εσωτερικό που θέλουμε να χτυπάει αφού ακούσει κάποιος το μήνυμα μας και πατάμε update. Το ίδιο κάνουμε και για το γράμμα i. Αφού πατήσουμε Save, πατάμε και Apply Changes που έχει εμφανιστεί πάνω δεξιά για να περαστούν οι αλλαγές που μόλις κάναμε.
Τέλος, επιλέγουμε από το menu στα αριστερά Inbound Calling Rules, κάνουμε edit τον ήδη υπάρχοντα κανόνα και επιλέγουμε Goto Voicemenu — (το menu που μόλις φτιάξαμε). Πατάμε Apply Changes και πλέον το κέντρο μας είναι έτοιμο.
